Schon längst verschicken E-Commerce-Unternehmen Rechnungen vor allem als PDF-Datei. Ab 2025 soll nun die E-Rechnung in bestimmten Fällen zur Pflicht werden. Dieser Beitrag beleuchtet die Vorteile, aber auch mögliche Probleme der E-Rechnung und gibt einen Überblick über rechtliche Rahmenbedingungen und die technologische Implementierung.
Ab dem 1. Januar 2025 wird es Pflicht für Händler sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und für bestimmte Umsätze auch auszustellen. Die elektronische Rechnungsstellung ist dann nicht mehr an die Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft.
Die E-Rechnung birgt eine Reihe von Vorteilen gegenüber der Papiervariante:
1. Zeitersparnis
Durch die Einführung der E-Rechnung können Abläufe beschleunigt werden. Zwar ergibt sich dieser Vorteil auch schon aus einer PDF-Rechnung, aber durch die E-Rechnung gibt es Rechtssicherheit und Standardisierung. Automatisierte Prozesse ermöglichen es, Rechnungen schneller zu erstellen und zu versenden, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt. Dies wiederum erlaubt es den Mitarbeitern, sich mehr auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.
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Die E-Rechnung wird die Papierrechnung rechtlich obsolet machen. Doch die Implementierung bringt auch Herausforderungen und Reglementierungen mit sich.
2. Verringerung von Fehlern und Betrugsrisiken
E-Rechnungen reduzieren das Risiko von Fehlern, die bei der manuellen Eingabe von Daten entstehen können. Digitale Systeme bieten zudem bessere Kontrollmöglichkeiten zur Vermeidung von Betrugsversuchen, da jede Transaktion nachvollziehbar und sicher dokumentiert wird.
3. Kosteneinsparungen
Der Umstieg auf E-Rechnungen kann zu deutlichen Kosteneinsparungen führen. Unternehmen sparen nicht nur Papier und Druckkosten, sondern auch Porto- und Lagerkosten für die physische Archivierung von Dokumenten. Diese Vorteile ergeben sich zwar auch schon durch andere elektronische Formate, aber mit der E-Rechnung haben Unternehmen Rechtssicherheit und feste Standards. Somit wird die Papierrechnung spätestens 2027 der Vergangenheit angehören (zumindest im B2B-Bereich).
Wichtig: Eine reine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im rechtlichen Sinne. E-Rechnungen müssen in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format erstellt und Medienbrüche ausgeschlossen sein.
Mögliche Probleme und Hürden bei der E-Rechnung
- Technische Komplexität: Die Implementierung von E-Rechnungen erfordert eine Anpassung der bestehenden IT-Infrastruktur, was technisches Know-how und möglicherweise externe Beratung erfordert.
- Kosten für Software und Schulungen: Die Anschaffung geeigneter Softwarelösungen und die Schulung der Mitarbeiter können mit erheblichen Kosten verbunden sein.
- Rechtliche Unsicherheiten: Unterschiede in den gesetzlichen Anforderungen je nach Land können Unsicherheiten bei der Compliance und Archivierung von E-Rechnungen verursachen.
Rechtliche Rahmenbedingungen und Compliance
Die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen variieren je nach Land. In der Europäischen Union regelt die Richtlinie 2014/55/EU die Ausstellung und Annahme von E-Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen den jeweiligen nationalen Gesetzen entsprechen.
In Deutschland müssen elektronische Rechnungen gemäß § 14 UStG die Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleisten. Ab dem 1. Januar 2025 wird es Pflicht für Unternehmen sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und für bestimmte Umsätze auch auszustellen. Die E-Rechnungen müssen dabei den europäischen Standard EN 16931 erfüllen, was bedeutet, dass sie in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.2 übermittelt werden müssen.
Anforderungen an Archivierung und Datenschutz
Die Archivierung von E-Rechnungen muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um die steuerliche Abzugsfähigkeit zu gewährleisten. Zudem müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Daten gemäß den Datenschutzbestimmungen geschützt und aufbewahrt werden.
Herausforderungen bei der Implementierung
Unternehmen im E-Commerce stehen auch technologisch vor einigen Herausforderungen in Bezug auf die E-Rechnung: So erfordert die Implementierung von E-Rechnungen eine nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungssysteme.
Moderne ERP-Systeme bieten Schnittstellen, die die elektronische Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen ermöglichen. Bei der Auswahl der richtigen Softwarelösung sollten Unternehmen auf Benutzerfreundlichkeit, Kompatibilität und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben achten. Es gibt zahlreiche Anbieter, die spezialisierte Lösungen für die E-Rechnungsstellung anbieten.
Die Einführung von E-Rechnungen kann auch darüber hinaus mit Herausforderungen verbunden sein, wie z. B. der Anpassung bestehender Arbeitsprozesse und der Schulung der Mitarbeiter. Durch eine sorgfältige Planung und schrittweise Implementierung lassen sich diese Hürden jedoch meistern.
Fazit: E-Rechnungen erleichtern den Abschied von der Papiervariante
Die Einführung von E-Rechnungen im E-Commerce bringt sowohl Vorteile als auch Herausforderungen mit sich. Sie kann die Effizienz steigern und Kosten senken, erfordert jedoch auch eine Anpassung der IT-Infrastruktur und Einhaltung rechtlicher Vorgaben.
Eine sorgfältige Planung und Schulung der Mitarbeiter sind entscheidend, um die Implementierung erfolgreich zu gestalten. Unternehmen sollten die Vor- und Nachteile abwägen, um die besten Entscheidungen für ihre spezifischen Bedürfnisse zu treffen.