E-Rechnungs-Pflicht am 1. Januar
Am 1. Januar kommt die Pflicht zur elektronischen Rechnung. Dieser Artikel ist für die, die jetzt erschrecken. Die gute Nachricht: Noch ist nichts verlorengegangen.
Es führt kein Weg daran vorbei: Unternehmen, die mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr machen, müssen vom 1. Januar 2025 an elektronische Rechnungen akzeptieren. Damit sind keine PDF-Dateien gemeint, sondern Rechnungen in XML, also in maschinenlesbarem Text. Von den zwei in Deutschland vorgesehenen Formaten ist eins, „Zugferd“ (ohne P), mit einer zusätzlichen PDF-Datei ausgestattet, also auch für Menschen lesbar. Das andere Format, „X-Rechnung“, ist reines XML.
Kein Grund zur Panik – Händlern, die sich noch nicht darum gekümmert haben, dass sie solche Rechnungen lesen und verarbeiten können, fällt an Neujahr nichts auf die Füße.
„Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, ist mit einer entsprechenden E-Mail-Adresse zunächst erfüllt“, sagt Mario Schnurr, Steuerberater der Kanzlei Schultze & Braun. „Es gibt auch keine Steuerpolizei, die das direkt nach dem Jahreswechsel kontrolliert.“ Mit anderen Worten: Es bleibt Zeit, sich im neuen Jahrumdie E-Rechnungs-Fähigkeit zu kümmern.
2025 wird es aber Zeit
Allerdings wird es dann Zeit. Denn die E-Rechnungenwollen ja geprüft und bezahlt sein, sie müssen dokumentiert und im Originalformat aufbewahrt werden. „Im zweiten Halbjahr 2025 wird das Aufkommen steigen, weil Unternehmen freiwillig auf den Versand von E-Rechnungen umsteigen“, prognostiziert Schnurr. Zwar kommt die Pflicht, ausschließlich elektronische Rechnungen zu versenden, erst 2028 (siehe Grafik). E-Invoices seien aber „ein Automatisierungsbeschleuniger“, auch für den Versand. Durch Geschäftspartner kann also schnell Druck entstehen.
Unternehmen, die bereits Steuer-Software im Einsatz haben, sollten prüfen, ob sie Updates für E-Rechnungen bietet – damit wäre die Suche bereits am Ende. Die großen Anbieter sichern E-Rechnungs-Fähigkeit zu. Drei Beispiele:
- Datev hat seine Produkte „Datev Unternehmen online“, „Datev Auftragswesen next“ (für kleine und mittlere Unternehmen) und „Datev Mittelstand“ schon lange E-Rechnungsfähig gemacht. „Wer sie nutzt, ist softwareseitig gut aufgestellt“, sagt Christian Goede-Diedering, Fachreferent bei Datev. Zudem hat Datev 2024 eine E-Rechnungs-Plattform an den Start gebracht, die an das „Traffiqx“-Netz für den Datenaustausch zwischen Unternehmen angebunden ist. Diese Plattform will Datev zur Schaltzentrale für die Rechnungsbearbeitung ausbauen.
- Auch Lexware hat seine Software „Lexware Office“ bereits E-Rechnungs-fähig gemacht. „Für unsere Kunden ändert sich nichts“, sagt Geschäftsführer Christian Steiger. „Sie empfangen und senden ERechnungen wie alle anderen Rechnungen auch.“ Steiger wirbt stark dafür, die Chancen für Zeitersparnis, Sicherheit und Compliance zu nutzen, die elektronische Rechnungen mit sich brächten.
- Umfassende E-Rechnungs-Kompatibilität meldet Buhl Data für „Wiso Mein Büro Rechnungen“. Für kleine Unternehmen mit monatlich drei bis zehn Rechnungen hat Buhl zusätzlich das kostenlose Tool „Wiso Mein Büro Rechnung free“ herausgebracht. Es kann E-Rechnungen einlesen, erstellen und an Steuerberater weiterleiten, sagt Stefan Knuth, Customer Success Manager. Da jede Rechnung manuell eingegeben werden müsse, sei es für größere Aufkommen nicht geeignet.
Händlern, die unsicher sind, ob sie im neuen Jahr mit E-Rechnungen umgehen können, empfiehlt Jakob Vestergaard, Managing Director Europe beim Supply-Chain-Spezialisten True Commerce, Kontakt zu Geschäftspartnern aufzunehmen: „Händler sollten mit ihren Lieferanten und Dienstleistern klären, welche Art von Rechnungen von ihnen zu erwarten ist“, sagt er. „Händler mit ihrer Vielzahl an Geschäftsbeziehungen sind ja von der E-Rechnung stärker betroffen als viele andere Branchen.“
Außerdem empfiehlt sich ein Anruf im Steuerberatungsbüro. „Steuerberater müssen ja dieselben Daten verarbeiten“, sagt Schnurr. „Im Idealfall passiert das im selben System.“
Kostenlose Viewer schwierig zu beurteilen
Für die Auswahl der Software gelten dieselben Regeln wie für jede Investitions-Anschaffung: Sie muss zum Unternehmen passen. Im Idealfall braucht es nur ein Plugin für bestehende Software; True Commerce etwa bietet laut Jakob Vestergaard Plug-ins für Microsoft, SAP und kleinere Systeme. Sollte das Rechnungswesen bisher vor allem über Papier gelaufen sein, stehen größere Entscheidungen an – mit den dafür üblichen Analysen der Anforderungen und Abläufe.
Kostenlose E-Rechnungs-Viewer, die im Netz angeboten werden, kommen vermutlich nur als Notlösung infrage. „Die Vertrauenswürdigkeit solcher Viewer ist von außen schwer zu beurteilen“, sagt Steuerberater Schnurr. Zum Mindesten eröffnen sie den Anbietern dieser Viewer einen Einblick in Geschäftsvorfälle. „Am besten ist eine echte Software.“
Wie auch immer: Anfangen gilt. „Je größer die Verspätung, desto schwieriger die Situation“, sagt Jakob Vestergaard. „2028 ist dann echte Panik angesagt.“
Dieser Artikel erschien zuerst in „Der Handel“.
