Start-ups: KI brieft den Außendienst

Start-ups

von Stefan Becker am 02. Dezember 2025

Wenn Künstliche Intelligenz der Kundschaft im E-Commerce passgenaue Produkte vorschlagen kann, dann müsste das auch im Großhandel funktionieren. Das ist die Idee des Start-ups Acto aus Paderborn – nur gehen die Vorschläge nicht an die Kunden, sondern an den Außendienst. Der könne mit Daten statt mit Bauchgefühl auftreten.

„Der Außendienst arbeitet oft nach Bauchgefühl“, sagt Pascal Salmen, Mitgründer des Paderborner Unternehmens Acto. Und wenn Daten ins Spiel kommen, wird es schnell unübersichtlich: „In einem sich schnell entwickelnden Markt ertrinken B2B-Vertriebsteams in einer Flut von Daten und Kundeninformationen aus BI-Dashboards, KPI-Karten und Tabellenkalkulationen und kämpfen darum, die entscheidenden Einblicke in das Kundenverhalten zu gewinnen und die riesigen Datenmengen, die ihnen zur Verfügung stehen, zu nutzen“, so Salmen. Das sei „ein Problem, das den Gründern aus ihren umfangreichen Erfahrungen in der Implementierung von CRM- und ERP-Systemen nur allzu bekannt ist“.

Acto hat es sich daher zum Ziel gesetzt, mithilfe von Künstlicher Intelligenz die Informationen so aufzubereiten, dass Außendienstmitarbeiter erfahren, welche Kunden sie priorisieren und was sie dort während ihrer Besuche ansprechen sollten. Acto analysiere Hunderte Verkaufsdaten via Machine Learning, berechne Muster zwischen ähnlichen Abnehmern und erkenne, welche Kunden wann welches Produkt benötigen könnten. Daraus errechne die Software klare Besuchsempfehlungen, sortiert nach Umsatzpotenzial. Die Zusammenfassung werde als Vorbereitung für jeden Termin ausgegeben, auch per Sprachausgabe während der Fahrt. Umgekehrt erstelle die KI durch Spracheingabe den Besuch zusammen und verteile daraus resultierende Aufgaben.

© Acto

Die Führungsriege von Acto: André Stollhans, Marvin Olschewski, Patrick Kilian, Pascal Salmen (v. l. n. r.).

Das Risiko, dass durch die KI-Zusammenfassungen Interna an Unbefugte geraten könnten, sei gering, betont Actos: „Das Risiko ist nicht höher als bei CRM oder Outlook auf dem Handy“, sagt Salmen. Die KI greife zudem nur auf Daten zu, für die die jeweilige Außendienst-Person eine Berechtigung habe, und übertrage sie verschlüsselt.

Gegen Halluzinationen, also erfundene Suchergebnisse, stellt Acto mehrere Barrieren auf: Jede Abfrage sei eine strukturierte Datenbankabfrage, und die KI verarbeite nur diese abgerufenen Informationen. Zudem prüfe eine zweite KI, ob alle Angaben durch echte Daten belegt ist. Und die KI sei so programmiert, dass sie Datenlücken klar ausweise und nicht mit Erfundenem fülle.

Für Vorzeigekunden wie Schäfer Shop nennt Acto 11,2 Prozent mehr Umsatz und acht Stunden Zeitersparnis pro Außendienstmitarbeiter und Woche. Im Interview mit Etailment.de erläutert Pascal Salmen, Co-Gründer und Co-Geschäftsführer von Acto, wie das funktioniert.

Mal ehrlich und ohne Buzzwords: Wie würden Sie Ihren Eltern das Start-up erklären?
Wenn du bei Amazon einkaufst, bekommst du Vorschläge wie „Andere Kunden kauften auch …“ oder „Das könnte dich interessieren“. Acto macht genau das – nur für den Außendienst im Großhandel. Der berät 300 bis 1.000 Kunden gleichzeitig über eine Palette von 100.000 Produkten. Klar, dass ihm da der Überblick fehlt. Acto analysiert Tausende Datenpunkte und empfiehlt dem Außendienst passende Kunden, die gerade das höchste Umsatzpotenzial haben. Dann schlägt Acto ihm während der Fahrt per Telefon passende Produkte vor und sagt ihm, welche Themen er beim Kunden ansprechen sollte. Nach dem Termin diktiert er dann noch Notizen direkt in seine Tools und erspart sich damit lästige Zeit abends am Laptop.

Wie beschreiben Sie Ihr Geschäftsmodell einem möglichen Partner in 280 Zeichen?
Acto ist ein intelligenter KI-Begleiter für den Außendienst in Großhandel und Fertigung. Er priorisiert Kunden, liefert Terminvorbereitungen und automatisiert Nachbereitung direkt in CRM, Outlook und mobil. Partner verkaufen gezielter und effizienter – mit messbaren Umsatzgewinnen.

Welche Unternehmen/Kunden konnten Sie bereits überzeugen?
Böllhoff (technischer Handel), Schäfer Shop, Viking (Bürobedarf), Hitado (Medizintechnik) und viele andere.

Mit wem würden Sie gerne ins Geschäft kommen?
Mit Großhändlern und Herstellern – also B2B-Unternehmen mit vielen Kunden und Produkten, beispielsweise aus den Bereichen Bürobedarf, Lebensmittelgroßhandel, Medizintechnik, Handwerksbedarf, KFZ-Teile, etc.

Was war die wichtigste Erkenntnis seit dem Start?
Der Vertrieb hat schon so viele Tools und ist skeptisch, wenn noch eins eingeführt wird. Umso wichtiger ist es, den Einstieg so einfach wie möglich zu machen – per Anruf, in Outlook oder im CRM, auf dem Smartphone oder über Whatsapp.

Auf welche Erfolgszahl sind Sie besonders stolz?
Mit all unseren Kunden führen wir kontrollierte A/B-Tests aus, um einen Effekt auf die Umsatzentwicklung nachzuweisen. Dabei sieht man deutlich den Nutzen unserer Lösung und ein oft zweistelliges Wachstum im Umsatz pro Vertriebler.

Welche Schlagzeile über Ihr Start-up würden Sie gerne in fünf Jahren in einer Wirtschaftszeitung lesen?
Dank Acto konnte der mittelständische Großhandel Umsatz sichern, Effizienz steigern und auch in unsicheren Zeiten wettbewerbsfähig bleiben.